ChatGPTでExcel関数を作る方法｜聞き方と5行での確かめ方

Excelの関数名が分からなくても、ChatGPTには「どの列に何が入り、何を計算したいか」を日本語で相談できます。最初はファイルを丸ごと渡さず、架空の5行で数式を作り、答えが合うことを確かめてから実際の表へ使う方法がおすすめです。

「商品別の売上だけ合計したい」「先月の分を取り出したい」。やりたいことは分かっているのに、検索する関数名が思い浮かばず、手作業で足していませんか。ChatGPTを、計算をすべて任せる相手ではなく、あなたの言葉をExcelの式に直し、意味を説明する相談相手にすると取り組みやすくなります。

この記事では、通常のChatGPTの会話で数式を相談する方法を解説します。Excelへ追加機能を入れたり、会社のファイルをアップロードしたりすることは前提にしません。機能の追加設定よりも、分かる言葉で条件を伝え、答えを確かめることに重点を置きます。

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ChatGPTにExcel関数を聞くなら、関数名より「したいこと」を伝える

Excelの関数とは、決まった計算を行うために用意された仕組みです。たとえばSUMは合計、SUMIFは条件に合うものの合計に使います。ただし、最初から名前を覚えて質問する必要はありません。「B列がコーヒーの行だけ、C列の金額を足したい」と言えれば、必要な式を相談できます。

大切なのは、ChatGPTがあなたのExcel画面を自動的に見ているわけではないことです。通常の会話に文章だけを送る場合、どの列に商品名があり、どこまでデータがあるかは、こちらから伝えます。「この表を計算して」だけでは、AIが列や行を推測してしまう余地が残ります。

曖昧になりやすい頼み方	伝え直した頼み方	はっきりすること
売上を合計したい	C2からC6の金額を合計したい	計算する範囲
商品別に出したい	B列の商品名が「コーヒー」の行だけ、C列を合計したい	条件を見る列と足す列
今月分が欲しい	A列の日付が2026年10月の行だけを対象にしたい	対象月と日付の列
エラーを直して	E2に入れた式と表示されたエラーを示し、期待する答えも伝える	問題を再現する材料

このように質問するだけで、数式だけでなく「どこに貼るか」「どの数字を確かめるか」まで説明を求められます。式を受け取って終わりにせず、自分でも扱える状態にすることが今回の目標です。

無料で試せる？準備するものと、ほかの使い方との違い

通常の会話で相談するなら、有料の追加機能は前提ではない

2026年10月31日確認のOpenAIのFreeプランの公式案内では、無料でチャットを利用できることが説明されています。本記事のように列の配置や数式を文字で相談するところからなら、まず無料プランで試せます。ファイルの分析やアップロードには別の利用枠があるため、文章での相談と混同しないでください。

日本はChatGPTのWeb・モバイルの対応地域に含まれています。Plusなどを利用している場合も、同じように通常の会話で相談できます。モデルや利用条件は変更されるため、その時点の画面の案内を優先します。

用意するのは、ChatGPTを開く環境と、数式を試すExcelです。スマートフォンでも相談できますが、セルの位置を見比べて貼り付ける作業には、パソコンのほうが進めやすいでしょう。Excel自体の利用契約や勤務先の利用ルールは別に確認してください。

今回扱うのは「式を教えてもらい、自分で試す」方法

方法	主な用途	今回との違い
通常のChatGPTに文章で相談	列の説明から数式や考え方を教えてもらう	今回の方法。ファイルを送らず始められる
Excelファイルをアップロード	実際の表を読み、集計や内容確認を頼む	ファイルの情報管理と読み取り確認が必要
Excel内のAI機能・アドイン	表を開いた場所で作成・編集などを支援してもらう	対応環境、提供条件、編集範囲の確認が必要
ExcelのオートSUMやフィルター	単純な合計や絞り込みを自分で行う	操作が分かっていればAIなしで済むこともある

一つの列を足すだけなら、Excelの既存機能のほうが早い場合があります。ChatGPTが役立つのは、「条件を付けたいが、どの式を使えばよいか分からない」「式はあるが、何をしているか説明できない」ときです。何でもAI経由にする必要はありません。

実際のファイルを読み込ませたい場合は、ChatGPTでエクセルを読み込む方法を参照してください。本記事は、アップロード後の分析ではなく、数式の聞き方と確かめ方に絞ります。

最初に伝えるのは、表の配置・条件・答えを置く場所

数式の相談では、次の六つを短く伝えると話がかみ合いやすくなります。長い指示を書くことより、AIが推測しなければならない部分を減らすことが大切です。

1. 使う環境：Excelのバージョンや、Windows・Mac・Web版の別。分からなければ「不明」と伝える。
2. 列の意味：A列は日付、B列は商品名、C列は売上金額など。
3. データの範囲：1行目は見出し、明細は2～6行目など。
4. したい計算：特定商品だけの合計、指定した月だけの合計など。
5. 例外の扱い：空欄、返品、未確定の金額をどうするか。
6. 出してほしい内容：貼り付けるセル、数式、その意味、確かめる方法。

「A列」「B列」は画面上部のアルファベットで示される縦の並びです。「2行目」は左端の数字が2の横一列です。「C2」はC列と2行目が交わる一つのマスを指します。「C2:C6」と書けば、C2からC6までの範囲です。ここが分かるだけで、具体的な相談がしやすくなります。

表の名前だけを伝えても、その中身は分かりません。「売上管理表のC列」ではなく、「売上管理表のC列は税込の売上金額」と説明します。同じ売上でも、注文額・入金額・税抜金額では意味が違うからです。

環境が分からない場合も、調べ終わるまで何もできないわけではありません。「広く使われている基本的な関数を優先し、私のExcelで使えない場合は代わりを示してください」と添えましょう。知らない専門用語を無理に使うより、自分が分かる範囲を正直に伝えるほうが確認しやすくなります。

実践：5行の売上表で、商品別の合計を作ってみる

1．元の業務ファイルではなく、練習用の表を用意する

ここでは、ある小さなお店の売上を想定した架空の表を使います。実在する店舗の売上でも、ChatGPTによる実機検証結果でもありません。計算の仕組みを確かめるための練習例です。

Excelで新しい空のブックを開き、A1に「日付」、B1に「商品名」、C1に「売上金額」と入力します。その下に、次の5行を入れます。金額のセルには「1,200円」という文章ではなく、まず半角数字の1200を入力すると、数値として扱いやすくなります。

Excelの行	A列：日付	B列：商品名	C列：売上金額
2	2026/10/1	コーヒー	1200
3	2026/10/2	紅茶	800
4	2026/10/3	コーヒー	1500
5	2026/10/4	コーヒー	0
6	2026/11/1	コーヒー	900

0円の行は「金額が0と分かっている記録」という想定です。空欄の代わりではありません。また、最後の行だけ11月にしています。後で「商品だけで絞る場合」と「商品と月で絞る場合」を区別するためです。

2．ChatGPTに、数式と貼る場所をまとめて聞く

Excelの関数に慣れていません。次の練習用の表で、商品別の売上を合計したいです。
A列は日付、B列は商品名、C列は売上金額です。
1行目は見出し、データは2～6行目にあります。
B2からB6は順に、コーヒー、紅茶、コーヒー、コーヒー、コーヒー。
C2からC6は順に、1200、800、1500、0、900です。

「コーヒー」の行だけを対象に、C列の金額を合計したいです。
結果はE2に表示します。今回は日付で絞り込みません。
ファイルは添付しません。上の説明だけを材料にしてください。

1. E2に貼り付ける数式を1つ
2. 数式の各部分の意味を、初心者向けに説明
3. 手計算で確認する答えと、その内訳
を示してください。不明な条件があれば、式を作る前に確認してください。

この条件で使える基本的な式は、次のとおりです。ChatGPTの実際の回答文は変わりますが、式の条件と合計が一致するかを確認できます。

=SUMIF(B2:B6,"コーヒー",C2:C6)

これは「B2からB6でコーヒーに一致する行を探し、その行のC列を足す」という意味です。B3の紅茶は対象から外れます。コーヒーの金額は1200、1500、0、900なので、合計は3600円です。

SUMIFの条件範囲・条件・合計範囲という仕組みは、MicrosoftのSUMIF関数の説明でも確認できます。今回の式は、公式の書式に練習用のセルと条件を当てはめたものです。

3．E2へ貼り、数字だけでなく内訳を見る

Excelへ戻り、空いているE2をクリックします。式の先頭の「=」から最後の「)」までを貼り付け、Enterを押します。解説文や、ChatGPTの回答を囲む記号まで一緒に貼り付けないようにしてください。

E2に3600が表示されたら、電卓などでも1200＋1500＋0＋900を計算します。全商品の4400円ではなく、10月のコーヒーだけの2700円でもありません。今回の条件には月の指定がないため、11月1日の900円も含むのが正しい答えです。

ここが重要です。「10月の作業中だから、当然10月分だけだろう」という思い込みは、数式に伝わりません。出た金額が期待と違う場合、AIの計算間違いだけでなく、自分が条件を書き落とした可能性も確認します。

4．あえて一つ変え、式が何に反応するかを見る

練習用の表でC2を1200から1300に変えると、合計は3700になるはずです。次に元へ戻し、B3の紅茶をコーヒーへ変えると、800円も加わって4400になるはずです。確認が終わったら、両方とも元の値へ戻します。

これは正解を一度表示するための作業ではありません。「金額を変えると反映される」「条件に合う行を変えると対象が変わる」という、式の動きを自分で確かめる練習です。実際の業務ファイルで試すと記録を壊すおそれがあるため、必ず練習用かコピーで行います。

「10月のコーヒーだけ」にしたいときは、条件を一つずつ追加する

商品別の合計ができたら、次は対象月を加えます。複数の条件を満たす合計にはSUMIFSが使えますが、関数名を指定する前に、どの行を含めるのか日本語で明らかにしましょう。

先ほどの練習用の表に、日付の条件を追加します。
A2からA6は順に、2026/10/1、2026/10/2、2026/10/3、2026/10/4、2026/11/1です。
A列にはExcelで日付として認識される値を入力しています。
B列とC列は、最初の練習用の値へ戻しました。

2026年10月の「コーヒー」だけを合計し、E3に表示したいです。
10月1日は含め、11月1日は含めません。
E2の式と元のデータは変更しません。
E3に入れる式、対象になる行、期待する合計を説明してください。
日付が文字として入力されていた場合の注意点も、短く教えてください。

この条件に対応する式の例です。

=SUMIFS(C2:C6,B2:B6,"コーヒー",A2:A6,">="&DATE(2026,10,1),A2:A6,"<"&DATE(2026,11,1))

長く見えますが、意味は「C列を合計する。ただしB列がコーヒーで、A列が10月1日以降、11月1日より前の行だけ」です。今回の対象は2・4・5行目なので、1200＋1500＋0＝2700円になります。6行目の900円は11月なので含めません。

「以上」を表す記号が「>=」、「より前」を表す記号が「<」です。DATEは年・月・日から日付を作り、&は比較の記号と日付をつなぐために使っています。記号を丸暗記するより、ChatGPTに「この部分を日本語に言い換えて」と頼み、自分が求めた条件になっているか見ましょう。

SUMIFSでは合計する範囲を最初に書きます。SUMIFとは順番が違うため、似ているからと文字のSだけを付け足して使わないでください。各範囲の行数をそろえることも必要です。構文はMicrosoftのSUMIFS関数の説明で確認できます。

月の終わりを「10月31日以下」と指定するより、次月の初日より前とする書き方は、時刻を含む記録にも対応を考えやすくなります。ただし、日付が文字列として保存されている場合などは別の確認が必要です。見た目が日付に見えるだけで判断せず、業務の記録形式に合わせてください。

最初のE2と今回のE3を並べておくと、商品だけなら3600円、商品と10月なら2700円、と条件の違いを説明できます。数字を小さくすることが改善ではありません。どの条件で出した数字なのかが明確であることに価値があります。

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答えが合わないときは「式を変える前」に三つを見る

空欄・ゼロ・文字の数字を、同じ扱いにしない

Excelで計算ができても、データの意味が正しいとは限りません。たとえばC5が0なら「0円と確認できている」という記録かもしれません。一方、未入力なら、売上がなかったのか、まだ入力していないのかは分かりません。

今回のような合計では、空欄と0で結果の数字が同じになることがあります。それでも業務上の状態は異なります。未入力があるまま「売上を確定しました」としてはいけません。合計の式とは別に、必要な記録がそろったかを人が確認します。

セルの状態	読み取り方の例	確認すること
数値の0	金額が0と確定している	本当に確定した0か
空欄	未入力、対象外など複数の可能性	空欄にした理由
文字として保存された1200	見た目は数字でも計算用の数値とは限らない	入力形式や変換の必要性
「未確定」という文字	数字がまだ決まっていない	勝手に0へ変えず、確定時点を確認する

Microsoftも、文字列として保存された数値が計算上の問題を起こす場合があると案内しています。対応方法は文字列の数値を数値に変換する公式説明を参照してください。商品コードの先頭の0など、文字で残すべき情報もあります。シート全体を一括変換するのではなく、金額の列など目的を決めて扱います。

商品名の見た目が似ていても、同じ文字とは限らない

「コーヒー」と「コーヒー 」のように末尾に空白がある場合や、「珈琲」と表記している場合、指定した条件と一致しないことがあります。「AIの式が悪い」と決めつけず、対象になるはずのセルを一つ開き、実際に何が入力されているか見ます。

その場しのぎで、あらゆる似た文字を一つにまとめるのも危険です。同じ商品なのか別の商品なのかを確認し、入力ルールを決めてからそろえます。ChatGPTには「候補と理由を示して。元データは変えないで」と頼めば、判断材料を整理する用途に使えます。

合計する範囲から、追加した行が外れていないか

B2:B6、C2:C6という式は、6行目までを指定しています。7行目へ新しい売上を入れても、この式の範囲外です。練習で正しかった式をそのまま使い続けると、更新後に不足が生じることがあります。

まず自分の表の最終行を確認し、数式で指定した範囲と比べます。毎日行が増える表なら、「行を追加しても集計対象に入る方法を、私のExcelで使える範囲で説明してください」と相談できます。ただし、表の作りを変える前にコピーを取り、新しい最終行が含まれるかを必ず確認しましょう。

エラーを直してもらう依頼文は、原因の切り分けまで頼む

困ったときに「動きません」とだけ送るより、式・表示・期待する答えの三つを伝えると確認が進みます。以下は、必要な部分を置き換えて使うテンプレートです。顧客名や実売上を送る必要はありません。

Excelの数式について、原因を一つずつ確認したいです。
使用環境：［Excelの版とWindows・Mac・Web版の別。不明なら不明］
式を入れたセル：［例：E2］
入力した式：［式をそのまま貼る］
表示された結果またはエラー：［画面の文字をそのまま書く］
期待する答え：［例：3600］
列の意味と範囲：［例：B2:B6が商品名、C2:C6が金額］
検算用の架空データ：［問題を再現できる数行だけ］

元データの削除、列の移動、一括置換は提案しないでください。
まず原因の候補を優先順に3つまで示し、最初に確認する操作を1つだけ教えてください。
修正する場合は、変更前後の式と、何が変わったかを説明してください。
エラーを隠して0にするのではなく、原因を確認したいです。

最後の一文は重要です。見た目を整えるために、エラーを一律0へ置き換える式を追加すると、本当に売上が0なのか、計算できていないのか分からなくなります。原因が分かっていないうちは、エラーが見えること自体が確認の手掛かりです。

起きたこと	先に見る場所	次の相談のしかた
計算結果ではなく式が表示される	先頭の記号、セルの表示形式、数式表示の設定	式が文字として入ったのか、表示設定なのかを切り分ける
#NAME?などが表示される	関数名、引用符、利用中のExcelでの対応	正確なエラー名と式を示す
金額が少ない	対象範囲、文字の数字、条件の表記	含まれるはずの一行を例にして確認する
金額が多い	対象月、商品条件、小計や合計行の混在	除きたい行を具体的に示す
昨日は合ったが今日は合わない	追加行、列の移動、表の形式変更	前回から変えた点だけを先に伝える

いくつもの修正を同時に試すと、何が原因だったのか分からなくなります。一つ確認し、変化を見てから次へ進む。この順番なら、解決した後も自分で説明しやすくなります。

数式をコピーして使う前に、動く場所と固定する場所を分ける

商品ごとの合計を並べたくなると、式を下の行へコピーする場面が出てきます。そのとき、B2:B6という範囲がB3:B7のように動くと、対象から一行抜けたり、別の行が入ったりします。

たとえばE2に「コーヒー」、E3に「紅茶」と入力し、F列へそれぞれの合計を出す練習なら、F2に次のような式を入れる方法があります。

=SUMIF($B$2:$B$6,E2,$C$2:$C$6)

セル参照の固定に関するMicrosoftの説明にあるように、この式では商品名と金額の範囲に「$」を付け、コピーしても動かないようにします。一方、E2は固定せず、下へコピーしたときにE3の商品名を参照するようにします。これは、最初の例とは結果を置く配置が違う、別の練習です。E2に以前の合計式が残っている場合は、新しい練習用シートで行ってください。

ChatGPTには「下へコピーしたとき、変わるセルと固定されるセルを示してください」と聞くとよいでしょう。すべてに$を付ければよいわけではなく、商品名まで固定すると、どの行でも同じ商品の合計になります。

初心者は、まず一つの商品で正解を確認し、次に二つ目へコピーして800円になるかを確認します。10商品分を一度に作る前に、隣の一行で動きを確かめることが、取り違えを見つける近道です。

実際の仕事へ移すときは、答え・条件・確認日をセットで残す

元のファイルを守り、小さい範囲で試す

練習で動いた数式を、すぐ会社全体の売上表へ入れる必要はありません。まず業務ファイルのコピーを作り、自分が内容を理解できる一つの商品、一つの月から試します。元の表に合計行が含まれていないか、返品や値引きがどう記録されているかも確認します。

先ほどの3600円や2700円は、練習用の5行に対する答えです。あなたの会社の正式な売上定義を示すものではありません。入金した日を基準にするのか、販売した日を基準にするのか。税込か税抜か。こうした条件は社内ルールに合わせ、AIへ決めさせないようにしましょう。

「式は合った」だけでなく、引き継げるメモを作る

一度できた式は、次回の自分にも分かる説明を添えると使いやすくなります。難しい手順書ではなく、下のような短いメモで十分です。数式と同じシートの空き場所へ残す場合は、既存の入力欄を邪魔しない位置を選びます。

• 目的：商品別の売上金額を確認する。
• 対象：売上明細の2～6行目。見出しと合計行は含めない。
• 条件：商品名がコーヒー。月を限定する式では2026年10月だけ。
• 金額の意味：この練習では入力した売上金額をそのまま足す。
• 確認：5行の練習表で、商品だけなら3600、10月限定なら2700。
• 使い直す前に見る点：最終行、対象月、列の配置が変わっていないか。

実務では、さらに確認した日と確認者を記録すると、いつの条件で使い始めた式なのか分かります。ChatGPTの回答を丸ごと保存するより、自分の業務で採用した条件だけを短く残すほうが、見直しや引き継ぎに役立ちます。

筆者の実務視点

私は、Excelに不慣れな方がChatGPTを使うなら、最初の成功を「難しい式が出てきたこと」ではなく、「その数字になった理由を自分の言葉で説明できたこと」に置くのがよいと考えています。見慣れない式が一瞬で出ると便利に感じますが、説明できなければ、表が変わったときに直す判断も難しくなるからです。

そのため、最初は本物の大きな表を渡すより、答えの分かる5行を用意する方法を勧めます。少ない行なら、どれが対象でどれが対象外なのかを目で追えます。これはAIを疑うためだけではなく、自分が本当に計算したい条件を整理するための練習でもあります。

また、私は「一つの式で何でも処理する」ことを最初から目指す必要はないと思います。商品で絞る、月を加える、コピーして使う、という順番なら、どの変更で分からなくなったのかが見えます。仕事を続けながら覚える方には、長い完成形より、理解できる段階を積み重ねるほうが扱いやすいでしょう。

一方で、給与、税額、重要な請求額など、誤りの影響が大きい計算は別です。練習表で合っただけでは、正式な業務に十分とはいえません。担当者が定めたルールと照合し、必要な承認や確認を経てから利用します。AIへの質問が上手になることと、業務上の判断を引き受けることは、分けて考えたいところです。

小規模な会社にとって価値があるのは、誰か一人だけが理解する複雑な表を増やすことではなく、必要な数字を安心して確かめられるようにすることです。ChatGPTを、式を作る相手であると同時に、分からない部分を何度でも聞ける説明役として使う。私は、この使い方が日常の事務作業を一歩進める入口になると考えています。

ChatGPTとExcel関数についてよくある質問

関数をまったく知らなくても質問できますか？

はい。列に入っている内容と、何を計算したいかを日本語で伝えるところから始められます。ただし、結果を確かめるために、セルの位置や範囲の読み方は少しずつ覚えましょう。この記事の最初の目標は、B列が商品名、C列が金額、という説明ができることです。

会社のExcelファイルを送らないと、正しい式は作れませんか？

単純な数式の相談なら、列の配置と架空のサンプルだけで検討できます。実データを送らなければ、実際の表の誤入力まで確認できるわけではありません。式の考え方を相談する作業と、自分の表へ適用できるかを確かめる作業を分けてください。

無料プランと有料プランで、どちらを選べばよいですか？

今回の文章での相談は、まず現在の無料プランで試す選択ができます。相談の頻度や必要な機能で不足を感じたときに、その時点の公式条件を比べればよいでしょう。有料プランなら数式が必ず正しくなる、というわけではありません。

Googleスプレッドシートでも同じ式を使えますか？

共通する関数はありますが、すべてのExcel用の式や操作が同じとは限りません。Googleスプレッドシートを使う場合は、最初からその名前を伝えて相談してください。この記事はExcelを対象にしており、別の環境での動作まで確認したものではありません。

ChatGPTが作った式をそのまま正式な報告書に使ってよいですか？

先に検算が必要です。対象行、計算条件、金額の意味、追加行の反映を確かめてから使います。報告書では、必要に応じて対象期間や集計基準も添えます。合計が出たことだけでは、元の記録が正しいことや業務上の定義に合うことまでは証明できません。

長い式を提案され、読むだけで疲れてしまいます

「初心者が見直しやすい方法を優先し、一つの式へ詰め込まず、段階を分けてください」と伝えてみましょう。補助の列を使うなど、短く理解しやすい方法が選べる場合があります。既存の表へ列を追加する前には、コピーで試し、ほかの計算への影響を確認します。

同じ質問なのに、前とは違う式が返ってきました

同じ目的を達成する方法が複数ある場合も、条件の読み取りが変わった場合もあります。「前の式との差と、対象になる行が同じかを説明してください」と聞き、同じ練習データで比較します。新しい式だから採用するのではなく、理解しやすさと検算結果で選びましょう。

まとめ：まずは「5行・一つの条件・分かる答え」で試す

ChatGPTにExcel関数を聞くとき、必要なのは専門用語を並べることではありません。どの列に何があり、どの行を対象にし、どこへ答えを出したいか。それを伝えれば、式と説明を相談できます。

最初は架空の5行を使い、商品だけの合計を作ります。手で足した答えと一致したら、月の条件を一つ加える。空欄や文字の数字、追加した行を確認し、使う条件を短く残す。この順番なら、数式を受け取るだけでなく、自分の仕事で扱うための理解を積み上げられます。

表計算など毎日の手作業から、AIを仕事に活かす方法を身につけたい方へ。
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