ChatGPTの議事録作成のやり方は?ツールやプロンプトも解説!

最終更新日:2024年4月23日
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本記事では、AI技術を活用した議事録作成の新しいやり方を解説します。

ChatGPTを用いて、チームでの議事録作成を効率化し、自動化するやり方の手順を徹底的にガイドします。

また、Microsoft Teamsとの組み合わせ方や、自動化の効果、セキュリティポイントについても触れます。

さらに、ChatGPTを活用した注意点も解説します。

これらの情報を知ることで、よりスムーズで効率的な議事録作成が可能となります。

本記事をお読みいただければ、あなたはChatGPTの議事録作成のやり方について、理解いただけるようになるはずです。

ぜひ、こちらの内容を参考にしてみてください。

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目次

ChatGPTを使った議事録作成のやり方:チームでの効率化と自動化ツールの徹底解説

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ChatGPTを活用した議事録の準備: 事前準備と設定の徹底

議事録を効率的に作成するためには、使用する前にChatGPTの準備をしっかりと行うことが非常に重要です。

まず初めに、会議の目的と議題を明確に整理し、それをChatGPTに入力することで、より関連性の高い情報を抽出しやすくなります。

事前に会議のテーマに関連するキーワードや主要な議論ポイントをリストアップしておくことで、会議中の記録作業が格段にスムーズになります。

また、ChatGPTの設定も重要なポイントです。

モデルの選択、応答スタイルの調整、そして特定の専門用語に対する理解度を高めるためのカスタマイズが可能です。

実際に会議前に何度かテストを行い、異なるプロンプトでどのような反応が返ってくるかを試してみることも効果的です。

これにより、実際の会議でChatGPTを用いた際のパフォーマンスを予測しやすくなります。

リアルタイムでの記録のやり方:議事録の自動生成

会議がスタートすると、ChatGPTはその能力をフルに活用してリアルタイムで議事録を作成します。

このとき、特に重要なのは、発言者ごとに内容を正確に捉えること、そしてその要約能力を最大限に活かすことです。

ChatGPTに発言の要約を依頼する際には、重要なポイントを簡潔に表現するよう指示することができます。

さらに、発言者の名前や発言の時間、重要なキーワードを記録するように設定することで、議事録の質と精度を大幅に向上させることが可能です。

また、会議中に発生する質問や重要な意見交換にも即座に反応し、その情報を記録に残すことができます。

このプロセスを通じて、会議の全体的な流れを捉え、後でレビューする際に重要な情報を見逃すことなく、効率的な議事確認が行えるようになります。

議事録の編集と共有のやり方:後処理の最適化と配布

会議後は、ChatGPTによって生成された議事録の文書を精査する必要があります。

この作業において重要なのは、生成されたテキストに対する文脈的な適正化、語彙の適用、文法の誤りの訂正などです。

ChatGPTは非常に高度なテキスト生成能力を持っていますが、専門的な用語や特定の文脈においては、人間の編集者による微調整が不可欠です。

さらに、議事録を効果的にチームメンバーや関係者に共有するためには、適切な形式とプラットフォームでの配布が求められます。

例えば、議事録をPDF形式で出力したり、Google DocsやMicrosoft Teamsなどのプラットフォームにアップロードすることで、アクセスしやすくすることが可能です。

また、ChatGPTをドキュメント管理ツールと連携させることで、これらのプロセスをさらに効率化し、チーム内での情報共有をスムーズに行うことができます。

これらのステップを通じて、ChatGPTを用いた議事録作成は、会議の準備からリアルタイムの記録、後処理の共有まで、一連のプロセスを効率的かつ正確に行うための強力なツールとなります。

適切な設定と活用により、会議の効率化と記録の品質向上を図ることが可能です。

AIを活用した議事録作成のやり方:ChatGPTを使ったプロンプト5選とツール紹介

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AI議事録作成の基本とプロンプト5選:ChatGPTの導入効果

議事録は会議の重要な意志決定や情報共有のための基本文書です。

その作成は、しばしば時間と労力を要する作業ですが、ChatGPTを活用することで、このプロセスを効率化し、精度を向上させることが可能です。

本記事では、ChatGPTを利用した効果的な議事録作成のためのプロンプト例を5つ紹介し、それを支援するツールも併せて解説します。

プロンプト1. 基本的な会議情報の提供

「本日の会議は2024年4月22日午後3時から開始しました。出席者はAさん、Bさん、Cさんです。議題はプロジェクトの進捗確認と次のステップの計画についてです」

このプロンプトは、ChatGPTに会議の基本的な枠組みを理解させるためのものです。

出席者と議題が明確にされているため、内容の追跡が容易になります。

プロンプト2. 詳細な発言記録の依頼

「Aさんがプロジェクトの現状について説明し始めました。詳細な内容を記録してください」

このプロンプトでは、特定の発言者のコメントを詳細に記録するようChatGPTに指示します。

これにより、議事録に発言の詳細が反映され、後での参照が容易になります。

プロンプト3. 意見の要約依頼

「会議で出された異なる意見を要約してください。特に、新しいマーケティング戦略に関する意見の違いを明確にしてください」

このプロンプトは、ChatGPTに複数の意見や提案を簡潔にまとめるよう求めるものです。

これにより、会議の主要な議論点や意見の違いが一目で理解できる議事録を作成できます。

プロンプト4. アクションアイテムの特定

「会議で決定されたアクションアイテムをリストアップしてください。各アクションには責任者と期限も記載してください」

このプロンプトを使うことで、ChatGPTは会議での決定事項やそれに対する具体的なアクションプランを抽出し、責任者と完了期限とともに整理します。

プロンプト5. 会議の総括と次回の予定

「今回の会議の総括と、次回会議の日時と議題についてまとめてください」

最後のプロンプトは、会議の全体的な内容を総括し、次回の会議の準備を助けるためのものです。

これにより、関連するすべての参加者が次回の準備ができるようになります。

ChatGPTと連携する便利なツール紹介

Otter.aiの活用

Otter.aiはリアルタイムでの音声認識と記録が可能なツールで、特に会議の議事録作成に適しています。

このツールをChatGPTと組み合わせることで、自動で音声をテキスト変換し、さらにそのテキストをChatGPTが解析して議事録を整理するという流れを作ることができます。

Zoomの録音機能との組み合わせ

Zoomなどのオンライン会議ツールの録音機能を使用し、その録音データをChatGPTに読み込ませる方法も有効です。

これにより、会議の全体的な流れやニュアンスを捉えつつ、詳細な議事録を作成することが可能になります。

Google Docsの活用

Google Docsでは、ドキュメントをリアルタイムで共有し、複数人での編集が可能です。

ChatGPTをこのプラットフォームに組み込むことで、生成された議事録を即座にチェックし、必要に応じて修正を加えることができます。

これは、特にリモートワークが多い環境での議事録作成に最適です。

Microsoft Teamsの統合利用

Microsoft Teamsもまた、会議の効率化と議事録作成に有効なツールです。

Teamsは会議の録音機能を提供しており、その録音をChatGPTに供給して議事録を自動生成させることができます。

さらに、Teams内で直接ChatGPTを活用することにより、会議中のリアルタイムな議事録作成や即時のフィードバックが可能となり、作業の進行をスムーズにします。

これらのツールを組み合わせることにより、ChatGPTを使用した議事録作成プロセスをさらに効率化し、生産性を高めることができます。

各ツールの特性を理解し、適切に活用することで、会議の記録とフォローアップの質が向上します。

Microsoft TeamsとChatGPTを組み合わせた議事録作成のやり方:効率的なミーティング管理と自動化の手順

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Microsoft TeamsとChatGPTで革新する会議の記録

現代のビジネス環境では、効率的なコミュニケーションが企業の成長を大きく左右します。

特に、リモートワークが常態化する中で、Microsoft TeamsとChatGPTを組み合わせることにより、会議の進行と記録を効率化することが可能です。

この組み合わせによって、会議のリアルタイム記録と自動議事録作成が実現し、参加者は内容の把握と後追いの作業負担を軽減できます。

本稿では、これらのツールを用いた議事録作成の方法を初心者にもわかりやすく解説します。

ステップ1:Microsoft Teamsの基本設定

Microsoft Teamsで効果的な会議を管理するためには、まず基本的なセットアップが必要です。

Microsoft 365のアカウントを持っていることを前提に、Teamsにログインし、新しいチームを作成します。

チームが作成できたら、そのチームに必要なメンバーを招待して、各メンバーがアクセスできるように設定します。

さらに、特定のプロジェクトや部署ごとにチャンネルを作成し、それぞれのチャンネルで会議をスケジュールします。

こうすることで、関連する議論やファイルを一箇所に集約し、効率的な情報共有が可能になります。

ステップ2:ChatGPTのAPI統合とカスタマイズ

次に、ChatGPTの能力をTeamsに統合するために、OpenAIから提供されるAPIキーを取得します。

APIキーを取得した後、MicrosoftのAzure Portalを使用してBot Servicesを設定し、Teamsに組み込むためのボットを作成します。

このボットにはChatGPTモデルが組み込まれ、自然言語処理を通じて会議内容を理解し、議事録としてまとめることができます。

ボットのカスタマイズには、特定の業界用語や頻出する話題を学習させることで、より精度の高い記録が可能になります。

ステップ3:リアルタイム議事録の作成

ボットが設定されたら、実際の会議での利用に移ります。

会議が始まると、ChatGPTボットは参加者の発言をリアルタイムでテキスト化し、議事録を形成していきます。

このプロセスでは、発言された内容を即座に要約し、議題ごとに整理することが重要です。

また、アクションアイテムや重要な決定事項を自動的に識別し、記録する機能も設定することで、後からの確認作業を効率的に行えるようになります。

ステップ4:議事録の最終確認と共有

会議が終了すると、自動生成された議事録は一度確認のためにレビューされます。

この段階で、誤認識された部分の訂正や、追加の詳細情報の挿入が行われることがあります。

確認が完了した議事録は、Microsoft Teamsの適切なチャンネルや関連するスレッドに投稿され、全ての関係者がアクセスできるようにします。

こうして共有された議事録は、プロジェクトの進行における重要な資料となり、効率的な意思決定を支援します。

効率的なミーティング文化の実現

Microsoft TeamsとChatGPTを組み合わせることで、会議の準備から議事録の作成、共有までのプロセスが大幅に効率化されます。

自動議事録は、時間の節約だけでなく、会議の内容を正確に記録し、後の検討やアクションに役立てることが可能です。

このように、技術を活用してミーティング文化を革新することで、より生産的で意義のあるコミュニケーションが期待できます。

簡単で効率的な議事録作成のやり方:ChatGPTを用いた自動化とその効果

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ChatGPTを活用した議事録作成のやり方

議事録は会議の流れや決定事項を記録する重要な文書です。

しかし、その作成は時間がかかり、正確性を保つことが困難です。

そこで、AI技術を活用したChatGPTが効率的な選択肢として注目されています。

この記事では、ChatGPTを使った議事録の自動化方法を解説し、その効果とプロンプトの作成方法について詳しく説明します。

議事録作成のための設定方法

まず、ChatGPTを議事録作成に利用するための基本的な設定から始めましょう。

ChatGPTは自然言語処理技術を用いて、会話から重要なポイントを抽出し、整理する能力があります。

このプロセスを最大限に活用するためには、適切なプロンプト設定が必要です。

1. 会議の目的と議題の明確化

ChatGPTに対して、会議の目的と議題を明確に伝えることが重要です。

これにより、AIが議論の中心となるテーマを理解し、関連する内容を適切に抽出することが可能になります。

2. 参加者リストの提供

会議に参加している人物の名前や役職をChatGPTに伝えることで、

誰がどの意見を述べたかを正確に記録できるようになります。

3. 重要なキーワードのリストアップ

会議で取り上げられる専門用語や重要ポイントを事前にリストアップしておくと、

ChatGPTはそれらの言葉に特に注意を払い、議事録に反映させることができます。

効率的なプロンプトの作成方法

議事録の質を決定づけるのは、どのようにChatGPTに指示を出すかにかかっています。

効果的なプロンプト作成には以下のポイントが考慮されるべきです。

1. 具体性

「この話題について詳細を記録してください」といった具体的な指示が有効です。

これにより、ChatGPTは議論された内容の詳細を把握しやすくなります。

2. 継続的なフィードバックの利用

議事録を作成する過程で、生成されたテキストに対してフィードバックを与えることで、

ChatGPTの出力を徐々に改善していきます。

例えば、「この部分の詳細をもう少し展開してください」という具体的な要求を行うことができます。

3. クローズドクエスチョンとオープンクエスチョンのバランス

具体的な情報が必要な場合はクローズドクエスチョンを、議論を深める場合はオープンクエスチョンを利用すると良いでしょう。

議事録作成の効果

ChatGPTを用いた議事録作成には複数の利点があります。

最も大きなものは、時間節約と正確性の向上です。

AIが自動で議事録を作成することにより、人間の記録者は議論により集中できるようになります。

また、AIは発言を正確に文字に起こすため、記録の誤りが減少します。

さらに、ChatGPTは訓練されたモデルが適用されるため、専門的な用語や複雑な話題でも高いレベルでの理解が可能です。

これにより、専門性の高い会議でも効率的に議事録を取ることができます。

最後に、議事録はデジタルフォーマットで自動生成されるため、文書の管理が容易になり、アクセスも簡単になります。

これらの効果は、企業や組織の生産性を大幅に向上させる可能性を秘めています。

このように、ChatGPTを活用することで議事録作成のプロセスが革新され、より効率的で正確な記録が可能になります。

次回の会議ではぜひChatGPTの導入を検討してみてください。

会社での議事録作成のやり方:ChatGPTとチャットツール連携のセキュリティポイント

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議事録作成の新しいスタンダード

議事録作成は、会議の内容を正確に記録し、参加者間で情報を共有するための重要なプロセスです。

しかし、手書きや従来のテキスト入力の方法では時間がかかり、効率が悪い場合があります。

最近では、AI技術を活用して議事録作成の効率を飛躍的に向上させる方法が注目されています。

特に、OpenAIが提供するChatGPTは、その高い文章生成能力で、議事録作成のプロセスを大きく変えるポテンシャルを持っています。

この記事では、ChatGPTを活用して会社で議事録を作成する方法と、その際のセキュリティ上の注意点について詳しく解説します。

基本と応用

ChatGPTは、自然言語処理を行うための強力なツールで、ユーザーが入力したプロンプトに基づいて、質の高いテキストを生成します。

会議の議事録作成にChatGPTを使用する場合、まずは会議の目的やアジェンダ、参加者の名前など、会議の基本情報をChatGPTに入力します。

次に、会議中の重要な発言や決定事項をリアルタイムで入力していくことで、ChatGPTがこれらの情報を基に議事録を形成していきます。

このプロセスの利点は、時間の節約だけでなく、文脈を考慮した高精度なテキスト生成能力にあります。

ChatGPTは、複数の話題が交差する複雑な会議内容でも、関連性の高い議事録を生成することができます。

チャットツールとの連携による効率化とやり方

多くの企業では、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールを日常的に使用しています。

ChatGPTはこれらのツールと連携することで、議事録作成のプロセスをさらに効率化することが可能です。

例えば、会議中にチャットツールでの会話を直接ChatGPTにフィードし、自動的にドラフトを生成させることができます。

これにより、会議が終わる頃にはほぼ完成形に近い議事録が用意されているため、後処理の負担が大幅に減少します。

また、チャットツールとの連携により、議事録がリアルタイムで共有されるため、会議に出席できなかった人も進行状況を把握しやすくなります。

セキュリティ対策とプライバシー保護のやり方

AI技術を活用する一方で、セキュリティやプライバシーの問題は非常に重要です。

特に、会議の内容には機密情報が含まれることが多いため、これを安全に処理するための対策が必要です。

ChatGPTを使った議事録作成では、次のようなセキュリティ対策を講じることが推奨されます:

1. データの暗号化

会議のデータは転送および保存時に暗号化を施し、不正アクセスから保護します。

2. アクセス権の管理

議事録にアクセスできる人物を限定し、不要な漏洩リスクを避けます。

3. 監査ログの活用

誰が議事録にアクセスし、どのような変更を加えたかを記録し、追跡可能にします。

これらの対策により、AIを活用した議事録作成の安全性が保たれ、企業のコンプライアンス要件にも対応することができます。

議事録は単なる文書ではなく、企業運営における重要な資産です。

その生成と管理には適切な注意が払われるべきで、ChatGPTのような技術を活用することで、その効率と安全性を両立させることが可能になります。

このように、ChatGPTとチャットツールを組み合わせることで、議事録作成の効率を大幅に向上させることができるとともに、適切なセキュリティ対策を施すことで、情報の安全性を確保することが可能です。

これからの議事録作成において、これらの技術の活用が標準的な方法となるでしょう。

自動議事録作成のやり方:ChatGPTによるチャット活用の方法解説

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議事録自動化のメリット

議事録を自動で作成することは、ビジネスの生産性を向上させるための重要なステップです。

特に、AI技術を活用することで、時間の節約、正確性の向上、そして情報のアクセシビリティが格段に改善されます。

ChatGPTはこのような用途に特に適しており、高度な自然言語処理機能を利用して、会議のやりとりを効率的に文書化することができます。

議事録のやり方3ステップ

ChatGPTを使用して議事録を作成するプロセスは非常にシンプルです。

まず、会議の全体的な流れを把握し、重要なポイントや決定事項を明確にする必要があります。

次に、ChatGPTに会議の詳細を入力し、その内容から議事録を生成させます。

1. 会議内容の準備

議事録を自動生成する前に、会議で話される主要な話題や質問をリストアップしておくことが大切です。

これにより、ChatGPTがより関連性の高い内容を生成するための情報を得ることができます。

2. プロンプトの使用方法

ChatGPTに議事録を作成させる際には、具体的なプロンプトの指示が重要です。

たとえば、「昨日のプロジェクト会議の議事録を作成してください。主要な議論点、決定事項、次のステップについて詳述してください」といった具体的な要求を行います。

3. 議事録のカスタマイズ

生成された議事録は、必ずしも完璧ではありません。

必要に応じて、人間が介入して情報の追加や誤りの訂正を行うことが可能です。

このステップは、議事録が正確であることを保証するために重要です。

議事録作成におけるAIの活用事例

多くの企業や団体では、ChatGPTをはじめとするAIツールを活用して会議の効率化を図っています。

例えば、テクノロジー企業では開発者会議の議事録をAIが記録し、その情報をもとにプロジェクトの調整が行われています。

また、教育分野では、講義の内容をAIが議事録としてまとめ、学生への情報共有ツールとして利用されています。

事例1: テクノロジー企業

あるテクノロジー企業では、ChatGPTを用いて週次の開発会議の議事録を作成し、それをプロジェクト管理ツールに自動でアップロードするシステムを導入しています。

これにより、プロジェクトメンバー全員がリアルタイムで議事録を参照でき、情報の透明性が保たれています。

事例2: 教育機関

教育機関では、講義やセミナーの内容をChatGPTで議事録にし、学生がいつでもアクセスできる形で共有しています。

これにより、学生は授業の復習や欠席時のフォローが容易になり、学習の効率が向上しています。

最適な議事録のSEO最適化

SEO最適化を意識した議事録の作成は、その文書がオンラインで見つけやすくなるため、非常に重要です。

たとえば、議事録には関連するキーワードを適切に使用し、見出しを工夫することで、検索エンジンによるインデックスの効率を高めることができます。

また、議事録を公開する際には、メタデータに注意を払い、内容が正確に反映されるようにします。

ChatGPTを活用した議事録作成のやり方:効率的な会議管理と注意点の解説

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効率的な議事録作成を実現するやり方

議事録は会議の内容を正確に記録し、後で参照するための重要な文書です。

ChatGPTを利用することで、この作業を効率化し、より正確な議事録を簡単に作成することが可能になります。

本記事では、ChatGPTを使用した議事録作成の具体的な手順と、会議管理を効率化するためのポイント、さらに注意すべき点について詳しく解説します。

会議の前準備と設定

ChatGPTの設定とカスタマイズ

ChatGPTを議事録作成に用いる前に、最適なパフォーマンスを発揮できるように設定することが重要です。

まず、ChatGPTの言語モデルを最新のものにアップデートしてください。

これにより、最新の言語処理技術を利用することができます。

また、会議の目的や議題に応じて、ChatGPTに特定の用語やフレーズを学習させることも有効です。

たとえば、特定のプロジェクト名や技術用語が議事録に頻出する場合は、事前にそれらの言葉をChatGPTに入力しておくことで、より正確な議事録を作成できるようになります。

参加者の理解と協力の確保

ChatGPTを使用した議事録作成を成功させるためには、会議参加者全員の理解と協力が必要です。

事前に参加者にChatGPTの使用目的とそのメリットを説明し、会議中の発言が議事録に記載されることを明確に伝えましょう。

また、ChatGPTが自動で議事録を取るためには、発言者がはっきりと話すことが求められます。

そのため、会議室の環境を整え、不要な騒音を排除することも重要です。

会議中のChatGPTの活用

効果的なプロンプトの使用

ChatGPTを使用して議事録を作成する際は、効果的なプロンプトの設計が鍵となります。

プロンプトは、ChatGPTに対する具体的な質問や命令であり、どのような情報を記録すべきかを明確に指示することができます。

例えば、「発言者の名前と発言内容を記録してください」というプロンプトを設定することで、ChatGPTはその指示に従って情報を収集し、整理します。

また、重要な決定やアクションアイテムが議論される際には、「重要な決定事項とそれに至った経緯を詳しく記録してください」というプロンプトを追加することで、より詳細な記録を得ることが可能です。

リアルタイムでの編集と修正

ChatGPTは非常に高速に動作するため、議事録の草稿をリアルタイムで生成し、即座に確認することができます。

これにより、議事録に誤りがある場合や追加で情報を記載する必要がある場合に、その場で修正を加えることが可能です。

また、会議の進行に合わせてChatGPTに新たな指示を出すことで、議事録の内容を動的に調整することもできます。

これは、会議後の手作業による修正時間を大幅に削減し、議事録の精度を向上させる効果があります。

注意点とトラブルシューティング

言語モデルの限界とエラー対応

ChatGPTは非常に高度な技術を使用していますが、完璧ではありません。

時には誤解釈や誤記録をすることがあります。

このため、議事録の最終版を完成させる前には必ず人間によるレビューと編集が必要です。

特に、法的な影響が大きい会議や技術的な詳細が重要な場面では、専門知識を持った者によるチェックが不可欠です。

また、ChatGPTが予期せず動作を停止することもあり得ますので、常にバックアッププランを用意しておくことが望ましいです。

ChatGPTを活用した議事録作成は、会議の効率を大幅に向上させることができる画期的な手法です。

正しく設定し、適切な使用方法を実践することで、このツールの全てのポテンシャルを引き出し、会議の生産性を高めることが可能です。

注意点を踏まえながら、ぜひこの革新的なアプローチを試してみてください。

まとめ

この記事では、AIを活用した議事録作成の最新の手法を詳しく解説しました。

特に、ChatGPTを活用したアプローチに重点を置き、その効率性と自動化について深堀りしました。

また、Microsoft Teamsとの連携方法や、ChatGPTを用いたプロンプトの選び方、ツールの紹介も行いました。

さらに、この手法を会社で安全に活用するためのセキュリティポイントについても触れました。

最後に、ChatGPTによる自動議事録作成の方法や、効率的な会議管理の方法、そして注意点についてまとめました。

これらの情報を活用することで、議事録作成の効率を大きく向上させることができるでしょう。

ぜひ、本記事の内容をご参考にしていただければ嬉しいです。

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小谷川 拳次

小谷川 拳次

リードコンサルティング株式会社 代表取締役

起業家。作家。投資家。 2009年、リードコンサルティング株式会社設立。デジタルコンテンツを主軸としたインターネット集客、電子書籍マーケティング、サブスクリプションビジネスのコンサルティング及びコンテンツ販売システム、自動ウェビナー販促システムの提供によるマーケティングオートメーション(MA)の導入支援を行う。ビジネス書作家としても活動。2018年からは投資事業を開始。2023年にはオウンドメディア『生成AIマーケティングの教科書』を開設。ChatGPTを中心とする生成AIマーケティングの専門家として、多数の専門記事を著者として公開している。日刊メルマガ【ChatGPT速習メール講座】では、5千人を超える読者にメールマガジンを配信中。 著書は『Facebookでお客様をどんどん増やす本』(中経出版/2011年)、『電子書籍を無名でも100万部売る方法』(東洋経済/2012年)、『小さな会社がお金をかけずにお客さまをガンガン集める方法』(KADOKAWA/2013年)など、累計50冊を出版している。

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