ChatGPT議事録の作り方｜要約から次の行動につなげるプロンプト

会議が終わった直後は、全員が「次にやることは分かっている」と思っています。

ところが翌日になると、誰が何を決めたのか、いつまでに何を出すのか、保留した論点は何だったのかが、少しずつ曖昧になります。会議に参加した人数が増えるほど、このズレは大きくなります。

私は、議事録の役割を「会話を忠実に再現すること」だとは考えていません。

議事録は、会議で生まれた判断を、次の実行へ確実に運ぶための仕事の設計図です。

私は2009年から、ブログ、メール、オンライン講座、コンテンツ販売、ウェビナーを軸とした事業を運営してきました。その過程で、外部パートナーとの打ち合わせも重ねてきました。

そこで強く感じるのは、仕事が止まる原因は、会議で意見が出ないことよりも、会議後に「何が決まったか」「誰が動くか」が曖昧になることにある、という点です。

特に、記事制作、企画、販売導線、システム設定、外注先との調整のように、複数の工程が連なる仕事では、口頭で合意しただけでは足りません。決定事項、担当、期限、確認待ち、次回までの宿題を残さなければ、会議は情報交換で終わります。

そこで役に立つのがChatGPTです。ChatGPTは、会議メモや文字起こしを、決定事項、未決事項、担当者、期限、次の行動、共有メールの下書きへ整理する補助に使えます。

ただし、AIが作った要約をそのまま送ることは勧めません。会議の途中で出た仮説、雑談、確定していない数字、発言者の言い間違いまで、AIはもっともらしく整理してしまうことがあります。議事録は、生成物ではなく、人が確認して初めて仕事の約束になる文書です。

この記事では、ChatGPT議事録の作り方を、単なる要約手順ではなく、会議を「次の行動が残る場」へ変えるための実務設計として解説します。会議メモの整え方、録音・文字起こしの扱い、確認の順番、仕事で使えるプロンプト、情報管理の注意点までを具体的に扱います。

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会議で本当に失われるのは「発言」ではなく「次の一手」です

会議の内容を録音し、全文を文字起こしすれば、議事録が完成するわけではありません。

文字起こしは、話した内容を残すものです。議事録は、仕事を進めるために必要な情報を選び、責任の所在と次の行動を明確にするものです。

成果物	主な目的	欠けると起きること
録音	会話を後から聞き直せるようにする	細部を確認できず、認識違いを戻せない
文字起こし	発言をテキスト化し、検索・整理しやすくする	発言内容を確認・再利用しにくい
要約	会話の論点を短く把握する	会議の全体像をつかみにくい
議事録	決定事項、保留事項、担当者、期限を残す	会議後に行動が分散し、同じ話を繰り返す
アクションリスト	次の行動を実行順に管理する	議事録が読まれず、仕事が止まる

私は、会議の記録を次の三層に分けると、仕事が前へ進みやすいと考えています。

1. 事実の層：何が話されたか。必要なら録音や文字起こしへ戻れる状態にする。
2. 判断の層：何を決めたか。何を決めなかったか。どの前提で判断したかを残す。
3. 実行の層：誰が、いつまでに、何をするか。次に確認する場所を決める。

ChatGPTは、この二層目と三層目を作る補助として特に力を発揮します。会話を短くするのではなく、判断と実行に必要な部分を抜き出すために使います。

ChatGPT議事録でできること・できないこと

ChatGPTは、会議の情報を整理する有力な補助者です。しかし、会議そのものに責任を持つ参加者の代わりにはなりません。

ChatGPTが得意なこと	人が担うべきこと
長い会議メモを、論点ごとに分類する	発言の意図や温度感を最終確認する
決定事項、保留事項、担当、期限の候補を抽出する	本当に合意したか、担当・期限が正しいかを確定する
フォローアップメールやタスク表の下書きを作る	宛先、外部へ出す表現、機密性を確認して送信する
複数会議の共通論点や未解決課題を整理する	優先順位、予算、対外約束、契約上の判断を行う
会議の要約を、提案書・記事・計画書の材料に変える	事実確認、著作権、守秘義務、公開可否を確認する

議事録で最も怖いのは、AIが誤った情報を出すことだけではありません。AIが整った文章にしたことで、参加者が「それで確定した」と誤解することです。

だから私は、ChatGPTに議事録を作らせるとき、必ず「推測しない」「不明な担当・期限は要確認」「決定事項と提案・雑談を分ける」と入れます。

私が議事録を「会議後」だけで作らない理由

議事録は、会議が終わってから急いで作るものだと思われがちです。しかし、良い議事録の半分は会議前に決まります。

会議の目的が曖昧なまま始まれば、議事録も曖昧になります。「情報共有なのか」「判断する会議なのか」「案を出す会議なのか」「相手の意向を聞く会議なのか」が混ざるからです。

私は、会議の前に最低限、次の四つを置くようにしています。

• 今回の会議で、最後に何が決まっていれば成功か
• 決める人は誰か
• 判断に必要な材料は何か
• 決まらなかった場合、次に誰が何を持ち帰るか

この4点がない会議は、発言が多くても、仕事が進みません。逆に、これがあれば、ChatGPTへ渡す指示も簡単になります。

以下の会議を準備します。

【会議テーマ】
[テーマ]

【会議の目的】
[最後に決めたいこと]

【参加者】
[役割だけを記載。個人情報は不要]

【すでに決まっていること】
[前提]

【今回決めること】
[決定事項]

【決められなかった場合の次の対応】
[追加調査、持ち帰り、次回会議など]

この会議用に、
1. アジェンダ
2. 参加者へ事前共有する資料の骨子
3. 当日確認すべき質問
4. 会議後の議事録テンプレート
を作ってください。

この準備をしておくと、会議後の議事録は「会話の要約」ではなく、最初から決めたゴールに沿って整理できます。

ChatGPT議事録の作り方｜安全に進める6ステップ

ステップ1：録音の前に、参加者の同意と扱いを確認する

会議を録音する場合は、参加者へ事前に録音の目的、記録の扱い、共有範囲を伝え、必要な同意を得てください。

ChatGPT Recordを使う場合も同じです。OpenAIは、他者を録音する前に現地の法律を確認し、適切な同意を得るよう案内しています。法律は、録音する側と録音される側の所在地によって異なる場合があります。

議事録作成の便利さを優先して、取引先、顧客、外部パートナーとの会話を無断で録音することは避けるべきです。会議の信頼関係を壊せば、どれほど正確な議事録ができても意味がありません。

ステップ2：会議メモまたは文字起こしを「原文のまま丸投げ」しない

会議メモをChatGPTへ渡すときは、最初に目的を決めます。議事録を作りたいのか、フォローアップメールを作りたいのか、課題一覧を作りたいのか、次回アジェンダを作りたいのかで、出力は変わります。

また、顧客名、メールアドレス、電話番号、契約条件、決済情報、未公開の数値、個別のトラブル内容などは、そのまま貼り付けないでください。固有情報を外し、必要な論点だけにします。

これは、No.51で解説した「原文を渡す前に、目的と構造だけを渡す」という考え方と同じです。ChatGPTに必要なのは、会議参加者の個人情報ではなく、何が決まり、何が残っているかを整理するための構造です。

ステップ3：決定事項・保留事項・依頼事項を分ける

会議メモには、確定した内容、検討中の案、誰かの意見、雑談、次回に持ち越す話が混ざっています。まずは、この4種類を分けます。

以下の会議メモを整理してください。

[匿名化・抽象化した会議メモまたは文字起こし]

最初に、内容を次の4つへ分類してください。
A. 決定事項
B. 保留事項
C. 追加確認が必要なこと
D. アイデア・提案・雑談

条件：
・話されていないことを補わない
・決定か不明なものは「要確認」にする
・発言者が不明な場合は推測しない
・固有名詞、個人情報、未公開の契約条件は出力に含めない

ステップ4：担当・期限・完了条件を置く

議事録が実行につながらない最大の理由は、「次にやること」が抽象的なままだからです。

「資料を確認する」「案を作る」「連絡する」では、誰がどこまでやれば終わりなのか分かりません。担当、期限、完了条件を置きます。

以下の決定事項と保留事項から、
アクションリストを作ってください。

[決定事項・保留事項]

出力項目：
・優先度
・担当者または担当役割
・行動
・期限
・完了とみなす条件
・依存している確認事項
・次に報告する場所

条件：
・担当者や期限が会議で決まっていない場合は、勝手に決めず「要確認」とする
・「検討する」のような曖昧語は、具体的な行動候補に言い換える
・外部への送信、購入、公開、契約は人の最終確認が必要と明記する

ステップ5：参加者が5分で確認できる議事録へ整える

議事録は詳しいほど読まれるわけではありません。参加者が短時間で「自分は何をするのか」「何が決まったのか」「何がまだ決まっていないのか」を確認できることが重要です。

私は、通常の実務会議なら、最初に次の順番で置くことを勧めます。

1. 会議の目的
2. 決定事項
3. アクションリスト
4. 保留事項・確認待ち
5. 次回会議の予定・論点
6. 必要な補足

発言録や詳細な背景は、必要な人が見返せる別の場所へ置きます。全員に最初から長文を読ませないことが、実行率を上げます。

ステップ6：送る前に、三つだけ人が確認する

AIで整理した議事録を送る前に、最低でも次の三点を確認してください。

• 決定事項：本当にその場で合意したか。推測が混ざっていないか。
• 担当・期限：担当者、期限、完了条件が誤っていないか。
• 外部共有：相手に見せてよい情報だけが入っているか。個人情報・機密・未公開情報が混ざっていないか。

この三点が確認できれば、議事録は単なる記録ではなく、会議後の仕事を動かす管理表になります。

ChatGPT Recordと、会議メモ・文字起こしを使う方法の違い

ChatGPTには、会議、ブレインストーミング、音声メモなどを録音し、文字起こしと要約を作るChatGPT Recordがあります。

2026年7月4日時点のOpenAI公式案内では、ChatGPT RecordはPlus、Pro、Business、Enterprise、Eduのワークスペースで利用でき、macOSデスクトップアプリのみで提供されています。録音した内容は文字起こし・要約され、チャット履歴内のCanvasとして保存されます。会議後には、プロジェクト計画、メール、コードなどの成果物に変換できます。

ただし、ChatGPT Recordを使えるかどうかで、議事録の質が決まるわけではありません。Windows、スマホ、外部会議ツール、既存の録音データでも、会議メモまたは文字起こしを準備し、ChatGPTへ目的を明確に渡せば、同じように議事録の骨格を作れます。

方法	向いている場面	注意点
ChatGPT Record	macOS上で行う会議・ブレインストーミング・音声メモ	対応プラン・端末が限定される。録音同意と重要事項の確認が必要
外部ツールで作った文字起こしを貼る・アップロードする	既存の会議システム、過去録音、スマホ録音、チーム運用	固有情報を整理し、文字起こし誤りを確認する
会議中のメモを直接整理する	録音しない会議、短い打ち合わせ、重要論点だけを残したい会議	メモ担当の主観が入るため、決定事項の確認を行う

OpenAIは、ChatGPT Recordの文字起こしには誤りが含まれる可能性があるため、重要な情報は確認するよう案内しています。議事録で特に確認が必要なのは、金額、日付、担当者名、納期、契約条件、法的表現、顧客への約束です。

会議の種類別｜そのまま使える議事録プロンプト8選

1. 基本の議事録を作るプロンプト

以下の会議メモを、参加者が5分で確認できる議事録にしてください。

[匿名化・抽象化した会議メモ]

出力順：
1. 会議の目的
2. 決定事項
3. アクションリスト（担当・期限・完了条件）
4. 保留事項
5. 次回確認すること
6. 共有時の注意点

条件：
・推測しない
・決定事項と提案を混同しない
・担当者と期限が不明な場合は「要確認」と記載
・個人情報、未公開の契約条件、決済情報は含めない

2. 顧客・取引先との打ち合わせを整理するプロンプト

以下は、顧客または取引先との打ち合わせメモです。

[匿名化・抽象化したメモ]

目的：
相手との認識差を減らし、次回までの約束を明確にする。

出力：
・相手が求めていること
・こちらが約束したこと
・相手に確認すべきこと
・こちらが持ち帰ること
・期限と担当
・相手へ送るフォローアップメールの下書き

条件：
・発言していない約束を作らない
・金額、契約、納期、仕様は「確定」「要確認」を分ける
・丁寧だが曖昧でない表現にする

3. 企画会議を「案」から「決めること」へ変えるプロンプト

以下は企画会議のメモです。

[会議メモ]

この会議ではアイデアが多く出ています。
内容を、次の4つへ整理してください。

1. 採用する案
2. 比較検討する案
3. 今回は見送る案
4. 判断に必要な追加情報

そのうえで、
・今回決めるべきこと
・次回までに調べること
・担当と期限
を表で作ってください。

アイデアの数ではなく、実行優先度が分かる形にしてください。

4. 週次定例を前進させるプロンプト

以下は週次定例のメモです。

[会議メモ]

次の形式で整理してください。

1. 前週に決めたことの進捗
2. 完了したこと
3. 遅れていること
4. 遅れている理由として確認できる事実
5. 今週の最優先アクション
6. 判断待ち・支援が必要なこと
7. 次回会議で確認する項目

条件：
・遅延の原因を推測で断定しない
・「誰かが対応する」ではなく担当役割を明記する
・期限が不明なら要確認にする

5. ウェビナー・イベントの振り返りを次回改善へ変えるプロンプト

以下は、ウェビナーまたはイベント後の振り返りメモです。

[匿名化したメモ・集計データ]

目的：
次回の内容と導線を改善する。

出力：
1. 事実として確認できること
2. 参加者の反応から見える傾向
3. 仮説として考えられる改善点
4. 次回までに検証すること
5. 次回の台本・資料・案内文で変えること
6. 担当と期限

数字と因果関係は、推測で断定しないでください。

6. 会議メモからフォローアップメールを作るプロンプト

以下の確定済み議事録をもとに、
参加者へ送るフォローアップメールを作ってください。

[確定済み議事録]

構成：
・お礼
・決定事項
・担当と期限
・確認が必要な点
・次回までの進め方

条件：
・会議で決まっていないことを追加しない
・相手を急かしすぎない
・誤解されやすい曖昧表現を避ける
・外部へ送る前に人が確認すべき箇所を最後に3つ示す

7. 会議を開くべきか判断するプロンプト

以下の状況について、会議を開くべきか、
非同期の連絡・文書・タスク管理で済ませるべきかを整理してください。

[状況]

判断基準：
・今回決めるべきことがあるか
・複数人の同時判断が必要か
・事前資料を読めば済むか
・会議後に誰が動くか明確にできるか
・会議時間に見合う価値があるか

結論、理由、会議にする場合のアジェンダ、
会議にしない場合の代替手順を出してください。

8. 長い議事録を経営判断メモへ圧縮するプロンプト

以下の複数会議の議事録を、
意思決定者向けの1ページメモに整理してください。

[複数の確定済み議事録]

出力順：
1. 今、決めるべきこと
2. 事実として確認できる状況
3. 選択肢
4. 各選択肢のリスク
5. 追加確認が必要な点
6. 推奨ではなく、判断材料としての整理

未確認情報は補わず、事実・仮説・提案を分けてください。

議事録の質を一段上げる「会議後15分」の使い方

会議後に時間がないと、議事録は後回しになります。しかし、私は会議直後の15分こそ最も価値が高いと考えています。

記憶が新しいうちに、次の順で確認します。

1. 決定事項を3つ以内で書く
2. 担当と期限が空欄になっていないか見る
3. 保留事項を「誰が何を確認するか」へ変える
4. 相手へ送る必要があるか判断する
5. 次回会議を開くなら、最初の議題を一つ書く

この15分を後回しにすると、会議は記憶に変わります。この15分を確保すると、会議は次の行動に変わります。

ChatGPTを使うなら、会議が終わった直後に会話を全部貼り付けて「要約して」と頼むより、まず自分で決定事項の候補を3つ書き、それをChatGPTに構造化させるほうが精度が上がります。

ここに、AI時代でも人が残すべき役割があります。誰もが同じ会話を聞いていても、「何を約束として残すか」は、事業の優先順位を理解している人にしか決められないからです。

録音・文字起こし・議事録で守るべき5つの注意点

注意1：録音の同意を曖昧にしない

会議を録音する前に、目的、共有範囲、保存方法を伝え、必要な同意を得てください。特に顧客・取引先・外部パートナーとの会話では、録音自体が関係性に影響します。

注意2：文字起こしの誤りを前提にする

AIによる文字起こしは、専門用語、人名、商品名、数字、日付、固有名詞、発言者の切り替わりを誤ることがあります。重要な約束は、必ず音声または参加者の確認へ戻ります。

注意3：機密情報をそのまま入力しない

顧客の氏名、連絡先、パスワード、認証コード、APIキー、決済情報、契約書原文、未公開の財務情報、個別のトラブル記録などを、そのままChatGPTへ入れないでください。必要なら、固有情報を削り、要点を抽象化します。

注意4：共有用と社内用を分ける

社内の検討メモと、顧客・取引先へ送る議事録は、同じ内容である必要はありません。社内では選択肢や懸念も残し、外部共有では確定事項と次の約束を簡潔に伝える。この分け方が、不要な誤解を防ぎます。

注意5：議事録を「記録」だけで終わらせない

議事録を作ったら、タスク管理、次回アジェンダ、フォローアップメール、Projects内の資料整理へつなげます。決定事項が別の場所に散ると、会議をしても仕事は前へ進みません。

会議を記録で終わらせず、仕事を前へ進める仕組みに変えたい方へ。
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ChatGPT議事録に関するよくある質問

ChatGPTだけで議事録は作れますか？

会議メモ、文字起こし、録音から作った要約をもとに、議事録の初稿、決定事項、アクションリスト、フォローアップメールの下書きは作れます。ただし、担当、期限、契約条件、金額、外部への約束は、参加者または責任者が最終確認してください。

ChatGPT Recordはどの端末で使えますか？

2026年7月4日時点のOpenAI公式案内では、ChatGPT RecordはmacOSデスクトップアプリで提供されています。利用できるワークスペースはPlus、Pro、Business、Enterprise、Eduです。機能や提供範囲は変更される可能性があるため、利用前に最新の公式情報を確認してください。

録音せずに議事録を作ることはできますか？

できます。会議中のメモ、終了直後の箇条書き、参加者が書いたメモ、既存の文字起こしを使い、ChatGPTで決定事項と次の行動を整理できます。録音できない会議では、会議前に「何を決めるか」を明確にし、会議後15分で決定事項を確認する運用が特に重要です。

会議の録音や文字起こしをChatGPTへ入れても大丈夫ですか？

録音の同意、現地法、会社や取引先のルール、情報の機密性を確認してください。個人情報や機密情報を含む場合は、必要な範囲へ匿名化・抽象化し、原文を渡す前に目的と構造を整理します。Data Controls、一時チャット、Businessなどの設定も参考になりますが、それでも入力しないほうがよい情報はあります。

議事録はどのくらい詳細に書くべきですか？

参加者が次に動ける詳細さで十分です。通常は、目的、決定事項、担当・期限・完了条件、保留事項、次回確認事項を優先します。発言の全文は、争点確認や記録保存が必要な場合に別途保管します。

議事録を送ったあと、返事が来ない場合はどうしますか？

重要な決定事項や担当がある場合は、メール文に「認識違いがあれば○日までにご連絡ください」「担当・期限に変更があればお知らせください」と確認期限を置きます。ただし、返信がないことを合意と見なせるかは、契約や相手との関係により異なります。重大な約束は、別途明示的な確認を取ってください。

まとめ｜議事録は、会議を「次の行動」に変えるための文書です

ChatGPTで議事録を作る価値は、会話を短く要約することではありません。

決定事項、保留事項、担当、期限、完了条件を整理し、会議で生まれた判断を、次の行動へ確実につなげることです。

私が仕事の会議で最も避けたいのは、「良い話し合いだった」で終わることです。企画、記事、メール、商品、販売導線、システム設定のどれであっても、会議が終わったあとに誰も動かなければ、話し合いの価値は残りません。

ChatGPTには、会議メモの分類、議事録の下書き、アクションリスト、フォローアップメール、次回アジェンダを任せられます。一方で、人は、何を決めたか、誰が約束したか、外部へ何を伝えるかを確認し、確定します。

まずは、次の会議で一つだけ実践してください。会議前に「今日決めること」を一文で書く。会議後15分以内に、決定事項・担当・期限を確認する。そのメモをChatGPTで構造化する。

これだけで、議事録は過去を残す書類ではなく、未来の仕事を進める装置に変わります。

ChatGPTを使って、会議・文章・発信・商品づくり・販売導線を、実務で前へ進める仕組みとして身につけたい方は、無料ウェビナーをご覧ください。

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この記事を書いた人
小谷川拳次｜リードコンサルティング株式会社 代表取締役・AIマーケター／AIクリエイター。2009年の創業以来、ブログ、メール、電子書籍、オンライン講座、コンテンツ販売、セールスライティングを継続。生成AIマスタースクール（GMS）学長として、ChatGPTを中心に、仕事・発信・商品づくり・販売導線へ生成AIを実務実装するための教育プログラムを提供している。

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この記事の背景

※本記事の実務的な考え方には、2024年12月以降に私のもとへ寄せられた生成AI・ChatGPTに関する800人超の読者アンケート、質問、相談の声を、個人が特定されないよう匿名化・集計して得た課題傾向も反映しています。氏名、連絡先、タイムスタンプ、固有の属性、自由記述の直接引用は掲載していません。

参考情報

※本記事のChatGPT Record、録音・文字起こし、対応プラン・端末、データ保持に関する情報は、2026年7月4日にOpenAI公式情報を確認しています。画面表示、対応プラン、対応端末、保存・保持条件、機能は変更される場合があるため、利用前に最新の公式情報をご確認ください。

• OpenAI Help Center｜ChatGPT Record
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